Migrar de contabilidade não é difícil — é sequencial. Quem segue a ordem não perde documento, não paga multa evitável e não fica um dia descoberto.
Fase 1: Enquanto você ainda tem acesso à plataforma antiga
Atenção: Faça isso ANTES de comunicar a rescisão. Cancelou, o acesso tem prazo para morrer.
- XML + PDF de todas as notas fiscais emitidas (o XML é o documento fiscal — o PDF sozinho não basta).
- Guias e comprovantes de pagamento (DAS, DARF, GPS) de todos os meses.
- Recibos das declarações entregues (DEFIS, DCTFWeb, DIRF, EFD-Reinf — o que houver no seu caso).
- Balanços, Balancetes e Livro Diário/Razão disponíveis para download.
- Extrato do Simples Nacional (PGDAS-D) dos períodos apurados.
- Certificado digital A1: arquivo .pfx e senha salvos com você (o certificado é da empresa, não do plano contábil).
- Senhas e acessos: gov.br da empresa, portal da prefeitura (NFS-e), Simples Nacional e conta PJ vinculada.
Fase 2: Documentos Societários e Cadastrais
- Contrato Social e todas as alterações contratuais (ou Certificado MEI/Requerimento de Empresário).
- Cartão CNPJ atualizado e Inscrição Municipal/Estadual.
- Alvará de Funcionamento e Licenças (caso sua atividade exija).
- Se tem funcionário: contratos, fichas de registro, folhas de pagamento dos últimos meses e acesso ao eSocial/FGTS Digital.
Fase 3: O que a contabilidade antiga é OBRIGADA a entregar
Resolução CFC n.º 1.590
Pela lei, no momento do distrato, o contador anterior deve repassar todas as informações e documentos ao novo responsável técnico — e não pode reter nada a título de cobrança. Se faltar algum item da lista acima, a nova contabilidade pede formalmente. Recusa ou silêncio prolongado pode ser denunciado ao CRC do seu estado.
Fase 4: A Virada de Chave
- Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica assinado, definindo o mês de corte.
- Guias dos meses antigos: geradas pela contabilidade anterior (que era a responsável pelo período), mesmo após a migração.
- Auditoria inicial: Novo contador confere as entregas passadas (DAS pagos, declarações, eSocial em dia) — pendência antiga descoberta agora tem dono definido.
- Procurações eletrônicas (e-CAC, Prefeitura) atualizadas e repassadas para o novo responsável.
- Cadastro da empresa atualizado nos portais de NFS-e (para alterar e-mail/telefone caso estivessem vinculados à plataforma antiga).
Cronograma Realista dos 30 Dias
| Quando | O Que Acontece |
|---|---|
| Dia 0 | Você fecha com o novo contador; ele lê o contrato antigo (para avaliar multas, fidelidade e prazo de aviso prévio). |
| Dias 1 a 3 | Download completo dos documentos (Fase 1) + reunião de diagnóstico com o novo contador. |
| Dia 4 | Comunicação formal de rescisão ao contador antigo, por escrito, com a data exata de término. |
| Dias 5 a 30 | O aviso prévio corre; a contabilidade antiga fecha as competências dela; o termo de transferência é assinado entre os contadores. |
| Dia 31 | Nova contabilidade assume 100% — de forma segura e sem lacuna de responsável. |